Effektiva möten är en viktig resurs dels för att jobba effektivt och dels för att fatta beslut. Ineffektiva möten är den största enskilda tidstjuven ett företag kan ha och då får vi inte glömma den ekonomiska aspekten – kostnaden för möten är höga.
Det är vanligt att möten är oplanerade, man tar sig sällan tid att tala om hur man kan göra dem bättre. Det finns en villighet att acceptera hur det ser ut, medarbetare är sena, urspårning från ämnet, datorer och telefoner.
Vi har valt att dela upp vår utbildning i fyra delar:
- Grunden för kommunikation
- Förberedelser
- Genomförandet
- Avslut och uppföljning
Inom alla dessa delar finns det vanliga problem och fallgropar. Under respektive kursdel kan sådant såsom nedanstående tas upp. Exakt innehåll och upplägg anpassas till era utmaningar och behov.
De1 1 – Grunden för kommunikation
- Tolkningar och mönster
- Skapa professionell kommunikation
- Nå fram med ditt budskap
- Föra dialog istället för argumentation
- Aktivt lyssnande
Kommunikation är inte bara ett sätt att umgås utan också ett av de viktigaste verktygen vi har inom våra organisationer. Detta verktyg är ofta underskattat när det gäller synen på hur vi kan öka bland annat effektiviteten. Vi kan tydligt se skillnaden på de som behärskar en professionell och medveten kommunikation och de som inte gör det. Skillnaderna kan vara att de som behärskar kommunikationen oftare kan föra fram sina idéer på ett tydligare sätt och bli hörd och att de mer sällan hamnar i destruktiva konflikter. De kan också konsten att föra dialog i stället för ändlösa argumentationer. Det handlar om att möta var och en utifrån behov. Att vara medveten om olika kommunikationsstilar och andra människors olika verkligheter ställer krav på både lyssnandet och på hur vi tolkar budskap.
Del 2 – Förberedelser, att göra sig redo för mötet
- Vad är syftet med mötet? Mötesformer och mötestyper.
- Vilka behöver närvara och vad ska de bidra med?
- Hur lång tid behöver vi?
- Mallar och verktyg
Agendan är viktig. Här ska det framgå varför mötet hålls och vad den önskade effekten är, ska vi besluta något, diskutera olika alternativ eller hitta på nya möjligheter. Det är viktigt att alla vet vad som förväntas. I agendan ska det också framgå vad som krävs av de enskilda deltagarna, ska de vara förberedda att bidra med information och i så fall hur lång tid har de på sig?
Här är det viktigt att mötesledaren har verktyg att driva mötet framåt, tiden ska hållas, man ska hålla sig till ämnet (vad gör jag om det spårar ur). Både personer och processen ska hanteras.
Del 3 – Genomförandet
Problem och fallgropar här kan vara, otydlighet i ledarskapet, brist på uttalade grundregler, brist på körschema (agenda) brist på tidsuppfattning, dirty methods och dolda agendor.
- Vilka förväntningar finns på ledaren?
- Vilka förväntningar finns på deltagarna?
Ledaren behöver ha vissa kunskaper i att tolka beteendet runt bordet, förmåga att observera, lyssna. Hen behöver också ha förståelse för syftet med mötet och ibland kanske förhålla sig neutral gentemot innehållet. Det är viktigt att mötesledaren kan hantera och kontrollera processen.
Av deltagarna kan man kräva att de är förberedda, de vet vad det är för typ av möte och att de är beredda att leverera det som ska levereras och inom den tid som är till förfogande. Man kan också kräva att de håller sig till ämnet, kommer i tid och inte sysslar med annat under mötet.
Del 4 – Avslut och uppföljning är viktigt. Att avslutet får ta tid, att göra klart vad vi kommit fram tid, om något ska göras så vet alla vem som ska göra vad och när. Viktigt att mötet sammanfattas kort.
Kontakta oss på Skillspartner för förslag på ett skräddarsytt upplägg som passar din organisation och de utmaningar ni står inför!
Trygghetsgaranti