I en nutid och framtid med flexibla arbetssätt, flexibla kontor och hybrida miljöer/möten så är min övertygelse är att vi som chefer och ledare behöver ta ansvar och tydliggöra hur den interna kommunikationen och samarbetet ska se ut och hur och var den äger rum. Jag tror detta är grundläggande för att vi ska få laget att vara i fokus och inte bara jaget. Det behövs en tydlighet och transparens som i sin tur skapar trygghet i detta arbetssätt samt att vi även kan säkerställa att våra förmodade distansarbetar avtal fungerar.
Ta fram en strategi för när, var och hur vi kommunicerar om vad?
De flesta organisationer vi arbetar med använder (fortfarande) möten, som är den viktigaste kommunikationskanalen, för att informera. Inte särskilt väl använd tid och framför allt inte givande för mötesdeltagarna.
Om chefer och ledare inte är tydlig med hur den interna kommunikationen ska gå till så kommer varje medarbetare utgå från vad som passar den bäst. Konsekvensen för verksamheten är att det blir ineffektivt och skapar frustration. Denna otydlighet leder till mer mötestid än nödvändigt och fler mejl , chat etc. än någon önskar.
Några vinster med att införa en tydlig strategi för den interna kommunikationen är: Mindre tid i möten och på att läsa mejl etc. Med en bättre effekt på de interna mötena får vi en bättre social arbetsmiljö. Vi når de resultat vi vill åstadkomma snabbare och vi stärker teamet. Glöm inte bort att varje möte bara en miniatyr av organisationskulturen.
Här följer några steg för hur ni kan hantera er interna kommunikation.
- Börja med att ha en dialog kring ert behov för information & kommunikation. Utgå både från ett medarbetarperspektiv och ett arbetsgivarperspektiv.
- När ni kartlagt era behov så inventera vilka kanaler ni har och vilka ni vill använda. Vem bör ge information om vad och till vem? Vill ni använda filmer? Har ni teams-kanaler eller dylikt där ni kan förmedla information?
Kan vissa projekt eller dylikt hanteras i denna kanal?
Bestäm om ni vill att eventuell information ska ”signeras” som mottagen.
- Hur vill och kan ni använda ert intranät/medarbetarportal?
- För dialog kring om bestäm vad ni använder mejl till? Ett tips är att prata kring vilket ansvar ni anser att man har som sändare respektive mottagare av mejl? Är det ok att skicka mejl närsomhelst? Vad anser ni om CC och BC kultur?
- Upprätta en mötesstruktur där ni över ett år kartlägger vilka möten ni vill och bör ha. Spegla era möten så att de tydligt har en koppling med er affärs- eller verksamhetsplan. Bestäm vilka möten ni anser bör vara fysiska? digitala? hybrida? Var noga att definiera syfte & mål med mötet innan ni väljer deltagare, bestämmer er om tid och frekvens på era möten.
Här säkerställer ni också att era fysiska möten harmonierar med ert distansarbetaravtal.
Se till att ledningen är involverad i detta arbete och att ni löpande kan utvärdera er kommunikationsstruktur samt mötesstruktur.
För visst håller vi med om vad Eric Schmidt, dåvarande styrelseordförande på Google, svarade när han fick frågan på ett World Economic Forum för några år sedan:
Vilket är det viktigaste attributet en anställd på Google behöver i framtiden?
Han svarade: ”Att kunna arbeta i ett team är det viktigaste attributet vi vill att våra anställda ska ha”.
Spot on tycker jag, för att kunna få team som presenterar på topp behöver vi ge dem rätt förutsättningar med en genomtänkt intern kommunikation och hur vi förväntas samarbeta. Annars hamnar vi dels i ett informationskaos och i en uppmärksamhetskris med fokus på fel saker.
Gästskribent: Heléne Arvidsson, föreläsare, Strategisk rådgivare inom Ledarskap och Möteskultur
Om Heléne Arvidsson
Heléne Arvidsson har 20 års erfarenhet att driva förändring och skapa vinnande, välmående organisationer och team. Först med erfarenhet från ledande befattningar inom Scandic-koncernen och sedan som konsult, föreläsare och rådgivare. Heléne hjälper och utbildar chefer att skapa vinnande och välmående organisationer och arbetsgrupper med hjälp av hållbar kommunikation och möteskultur.
Heléne kan anlitas från allt från inspirationsföreläsningar, workshops, utbildningar till strategisk rådgivning.
Trygghetsgaranti