När de flesta organisationer på ett eller annat sätt digitaliserar och försöker förstå hur AI kan utveckla och förbättra verksamheten finns det en parameter som blir allt viktigare. Att få de som ska använda de digitala lösningarna och samverka med AI kan ta till sig, acceptera och använda dem på bästa sätt. I denna artikel resonerar författaren och föreläsaren Anna Olsson kring ”förändringledning, vad det är och varför det behövs.
Förändringsledning – vad är det
Förändringsledning är inget nytt begrepp, och hur människor reagerar och beter sig i förändring har det forskats på i minst 150 år. Ändå är det under 2000-talet som det vuxit till en profession, och fler och fler organisationer inkluderar det i sina utvecklingsarbeten. Men vad är förändringsledning, varför är det så viktigt just nu och vem är det som utför det?
Ytterst är det alltid den chef eller ledare vars medarbetare ska ändra sina arbetssätt eller beteenden som är ansvarig för att en förändring sker. Med det sagt, det är bara den enskilda medarbetaren som kan förändra sig själv, det går inte att ”göra” förändring på någon annan. Men organisationen kan underlätta för chefer och medarbetare genom ett strukturerat förändringsarbete, och genom att se till att det finns stöd för de som behöver det.
Förändringsledning kan definieras som: strukturerade aktiviteter som underlättar för och stöttar individer i en organisatorisk förändring med syfte att nå de affärsmässiga resultaten”. Det finns ett flertal modeller och verktyg för förändringsledning och ännu fler som beskriver individers förändring. De studier som finns visar att det viktigaste är att någon modell används, att det finns en struktur att förhålla sig till, och den vävs in i organisationens övriga arbetssätt, tex projektmodeller eller liknande. Att specialistfunktioner involveras, tex för kommunikation eller coacher som hjälpa ledare som brottas med sin egen eller medarbetarnas reaktioner på förändringen. En förändringsledare är, i den här beskrivningen, någon som är specialist på att analysera, planera och hjälpa till i genomförandet av en större förändring.
Förändringsledning – varför behövs det?
Det borde det vara självklart att involvera förändringsledare, på samma sätt som att ingen idag startar ett stort projekt utan projektledare, strukturerat projektarbete med styrgrupp och målsättningar. Ändå förbises fortfarande just den mänskliga sidan – de som ska förändra sitt sätt att arbeta, kanske också hur de tänker om vissa saker och hur de beter sig. Många gånger det anses självklart att arbeta som ”man ska”, för att ”det ingår i jobbet” att som ledare få med sig sin grupp eller för att ”det är nödvändigt för oss att använda den senaste tekniken”.
Men då riskerar organisationen att inte få ut det fulla värdet av den lösning som införs, att inte nå de effektmål som satts upp för projektet eller den nytta som den nya tekniken ska ge. Inte för att medarbetare inte vill, utan för att det med dagens höga förändringstakt och ofta krävande arbetsliv och komplexa uppgifter krävs mycket av individer för att ändra det dagliga arbetet.
Vad gör en förändringsledare?
En förändringsledare har förmågan och verktygen för att analysera en organisation och det utvecklingsarbete som bedrivs, och utifrån det föreslå hur det bäst bedrivs. Under själva förändringen kan stödet tex bestå av att coacha ledare som har utmaningar med kommunikation eller att hantera reaktioner på förändringar, behöver hjälp att konkretisera beteenden, följa upp och mäta utveckling osv. I vissa fall behöver hela organisationen utbildning för att förstå reaktioner på förändring och stötta varandra.
För att kunna ta till sig ny teknik behöver organisationer inte enbart lyfta fram alla fördelar som skall komma i framtiden, utan också kunna resonera kring oro för vad ny teknik kan leda till när det gäller anställningen, etiska diskussioner när det gäller användande av AI och rädsla för om den egna kompetensen ska räcka till för att lära nytt i tillräckligt hög takt.
Ytterligare en aspekt är om de nya verktygen eller arbetssätten påverkar utanför organisationen, tex kunder, patienter eller andra. Att involvera dem och säkerställa att de kan dra nytta av de nya lösningarna kräver förändringsarbete utanför den egna organisationen.
Att uppnå affärsnytta
Organisationer som använder förändringsledning och inkluderar det i sin utveckling ger medarbetarna förutsättningar för att lyckas med förändringar, och studier visar att det är dessa organisationer som i mycket högre grad får de resultat de eftersträvar. Trots det, i allt för många fall litar man fortfarande på att det är så ”självklart” att det inte behövs några särskilda insatser. Men ska vi lyckas med alla initiativ som nu startar, och om Sverige ska komma ikapp på AI området så behöver fler organisationer rusta sig med förändringsledning.
Anna Olsson har arbetat med förändringsledning i mer än 15. Hon hjälper organisationer utveckla sitt förändringsarbete, stöttar ledare i förändringsprocesser, föreläser och utbildar i ämnet och är medförfattare till boken ”Förändringsledning” (Studentlitteratur 2019, engelska ”Change management” 2021). Hon arbetar passionerat så att förändringsprojekt lyckas, både affärsmässigt och mänskligt. Föreläsningar, workshops och utbildningar bokas hos Skillspartner Talarbyrå & Utbildning.
Trygghetsgaranti