Dålig möteskultur hotar kärnuppdraget – det har Sverige inte råd med

(Nedan artikel publiceras i Aftonbladet den 5 september 2025)

Under de senaste veckorna har vi kunnat läsa och följa tidigare statsepidemiologen Magnus Gissléns kritik mot Folkhälsomyndigheten. I en artikel i Expressen beskrev han hur bland annat en möteskultur inom Folkhälsomyndigheten med oändliga diskussioner, brist på fokus och ständiga sidospår gjorde att myndigheten tappade riktningen från sitt egentliga syfte – sitt kärnuppdrag.

I denna artikel belyser mötesexperten, författaren och föreläsaren Micke Darmell vikten av fungerande möteskultur och av en sviktande möteskultur och kompetens kan leda fram till. Men hys hopp, en dåligt fungerande möteskultur kan förbättras.

Vikten av en fungerande och väloljad möteskultur kan inte underskattas. När möten förlorar sin förmåga att driva arbetet framåt, riskerar vi att undergräva både tilliten till våra myndigheter och effektiviteten i våra företag.

ARTIKEL

Dålig möteskultur hotar kärnuppdraget – det har Sverige inte råd med

När statsepidemiologen Magnus Gisslén nyligen valde att lämna Folkhälsomyndigheten, var det många som förvånades över hans förklaring. Det handlade inte främst om resursbrist eller politiska konflikter – utan om något så basalt som möteskulturen och expertis! I intervjuer återkom han till samma ord: kärnuppdraget. Han beskrev hur en möteskultur med oändliga diskussioner, brist på fokus och ständiga sidospår gjorde att myndigheten tappade riktningen från sitt egentliga syfte: att tjäna medborgarna och skydda folkhälsan.

Det är lätt att avfärda detta som en intern arbetsmiljöfråga. Men Gissléns vittnesmål är i själva verket en varningssignal för hela Sverige. När möten förlorar sin förmåga att driva arbetet framåt, riskerar vi att undergräva både tilliten till våra myndigheter och effektiviteten i våra företag. Vi står inför ett nationellt problem: en möteskultur som i alltför många organisationer drar oss bort från vårt kärnuppdrag.

Möten som slukar tid utan att skapa värde
I Sverige är vi mötesintensiva. En genomsnittlig chef spenderar 60-90% av sin arbetstid i möten. Men frågan är: hur många av dessa möten driver faktiskt verksamheten framåt? Hur många bidrar till att vi löser uppdraget gentemot de vi finns till för dvs medborgare, patienter, elever, kunder?

Alltför ofta blir möten en ritual snarare än en motor. Dagordningar är otydliga, rollerna oklara och syftet diffust. Resultatet? Långa möten utan beslut, där deltagarna går ut med mer förvirring än klarhet. Den största kostnaden är inte mötestiden i sig (vilket är illa nog), utan att kärnuppdraget försvinner ur sikte.

När kärnuppdraget förloras
Gissléns ord träffar mitt i prick. I många organisationer ser vi samma mönster: energin riktas inåt i stället för utåt. Man fastnar i detaljer, maktspel och interna processer. Möten blir ett självändamål.

I offentlig sektor innebär det att tid och resurser går till att administrera sig själv, i stället för att skapa värde för medborgarna. I vården betyder det att läkare och sjuksköterskor sitter i möten i stället för att träffa patienter. I skolan att lärare ägnar timmar åt intern samordning i stället för att vara med eleverna. I näringslivet att man pratar mer om kunder än med dem.

Det är inte bara ineffektivt, det är direkt skadligt. Förlorar vi kontakten med kärnuppdraget, förlorar vi också tilliten från dem vi är satta att tjäna.

Kostnaden för dålig möteskultur
Internationella studier visar att ineffektiva möten kostar organisationer miljardbelopp varje år och är det största hotet mot produktivitet. Men den största kostnaden är mänsklig: medarbetare som tappar engagemang, chefer som känner sig förlamade, en arbetsmiljö där stressen ökar i takt med att kärnuppdraget glider längre bort.

Vi har skapat en kultur där det ibland upplevs viktigare att ha haft ett möte än att faktiskt ha löst en fråga. Det är inte hållbart.

En nystart krävs för möten med mening
Så vad gör vi? Lösningen är inte att avskaffa möten. Möten behövs. De är en av våra viktigaste arbetsformer. Men vi måste våga ställa oss frågan: Tjänar detta möte vårt kärnuppdrag?

Ett nationellt ansvar
Det är dags att vi slutar se möteskultur som en ”mjuk” fråga. Den är hård, konkret och avgörande för Sveriges förmåga att fungera – i kriser såväl som i vardagen. Om Folkhälsomyndighetens statsepidemiolog inte kunde fullgöra sitt arbete på grund av möteskulturen, hur många andra verksamheter brottas då inte med samma problem?

Svenska organisationer, både offentliga och privata, behöver göra upp med sin möteskultur. Ledningar måste ta ansvar för att skapa strukturer där möten faktiskt stärker kärnuppdraget, i stället för att dra oss bort från det.

Möteskulturen kompetensfråga som varken HR- eller kommunikationsavdelningar besitter. Jag möter väldigt få verksamheter som en vet hur mycket de investerar i mötestid. En enhetschef kan sällan själv beställa en kopiator för några tusenlappar utan att ha sin chefs godkännande. Men ett möte för 20 personer en halvdag som kostar 10 ggr så mycket kan hen bjuda in till.

Slutord, tillbaka till dem vi finns till för
Jag har själv över 50 000 timmar i mötets tjänst, och jag vill tacka Magnus Gisslén för att han lyfte denna elefant i rummet. En elefant som snart inte får plats i rummet – om vi inte agerar nu.

Micke Darmell, föreläsare & författare

Vikten av en fungerande och väloljad möteskultur kan inte underskattas.
När möten förlorar sin förmåga att driva arbetet framåt, riskerar vi att undergräva både tilliten till våra myndigheter och effektiviteten i våra företag.

• Möten är kulturbärande. Det betyder att goda och dåliga vanor på arbetsplatsen har en tendens att manifesteras och befästas i mötet. Den skicklige mötesledaren skapar bättre och mer inkluderande möten och därmed bättre och mer inkluderande organisationer.
• Varför? Därför att vi vet att bättre möten kommer bidra till er positiva utveckling.
 Det kommer föra er mot era mål. Ni kommer spara och tjäna pengar på det. Ni kommer att må bättre och vara gladare på jobbet.
• Våra utbildare finns med er hela vägen och gör gärna en kostnadsfri behovsanalys av vilken utbildning som är perfekt för din organisation. Framtidens möten är motiverande möten som bidrar till en god intern kommunikation med önskat resultat.

För mer information & bokning av föreläsningar och utbildningar/workshops;
Ring 08-684 049 24 eller 031-131 700 – Mejla info@skillspartner.se